こんな人におすすめ
- 中小企業の経営者・情報システム担当者
- 在宅勤務やリモートワークを行うビジネスパーソン
- 顧客や取引先との安全なファイル共有が必要な方
プロンプト例
「安全に文書共有を行うための具体的な手順とおすすめのクラウドストレージサービスを教えてください。また、共有時に注意すべきセキュリティ対策も合わせて解説してください。」
プロンプト例の出力結果
安全な文書共有を行うためには、まず信頼性の高いクラウドストレージサービスを利用することが重要です。例えば、多くの企業で利用されている「Stock」や「Final Document」などの法人向けサービスがおすすめです。これらのサービスは アクセス権限の細かな設定、ファイルの暗号化、多要素認証が備わっており、不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減します。
共有時は以下のポイントに注意してください。
- 共有するファイルやフォルダは用途に応じてフォルダ分けし、整理する
- 特定のユーザやグループにのみアクセスを許可し、閲覧・編集・ダウンロードの権限を厳密に設定する
- 推測困難なパスワードを設定し、多要素認証を必ず有効化する
- 共有リンクには有効期限やアクセス通知などの機能を利用して管理する
- 社内ルールの整備と従業員への教育を徹底し、私物デバイスやシャドーITの使用を禁止する
このように対策を講じることで、文書共有の安全性を高めつつ、業務効率も維持できます。
