- こんな人におすすめ：
・法務担当者や総務部門の社員
・中小企業の経営者や起業家
・契約書の電子化や業務効率化を検討している担当者
プロンプト例：契約書の電子保存における法的基準について、電子帳簿保存法の要件を具体的に説明してください。
プロンプト例の出力結果：契約書の電子保存は電子帳簿保存法に準拠し、改ざん防止措置や検索性の確保、真実性・可視性の担保が必須です。保存期間は7年間で、保存場所は納税地が基準となり、国内外のサーバであっても日本国内からアクセス可能であれば問題ありません。スキャナ保存制度も適用され、紙文書の電子化には追加の要件があります。これらを遵守することで法的トラブルを回避し、効率的な電子契約管理が可能となります。
契約書の電子保存に関する法的基準の概要
契約書は国税関係書類に該当し、電子帳簿保存法（電帳法）に基づいて電子保存が認められています。2024年1月1日以降は電子取引に関するデータ保存の義務が強化され、紙での保存は原則禁止となりましたが、2022年以前に作成された電子データは例外的に紙保存が認められています。
電子帳簿保存法における保存要件
- 【真実性の確保】
・改ざん防止措置（電子署名やタイムスタンプの付与など） - 【可視性の確保】
・「日付」「金額」「取引先」で検索できる仕組みの整備
・閲覧用のモニターや操作マニュアルの用意 - 保存期間は7年間（税務上の義務）
・保存場所は契約書の作成・受領があった日本国内の納税地に準じる
・海外サーバーでも、日本国内からアクセスできれば問題ない
スキャナ保存制度とその要件
紙の契約書をスキャナ保存する場合は、別途「スキャナ保存制度」の要件を満たす必要があります。具体的には、原本の正確性を保持し、タイムスタンプ付与や訂正禁止の措置を講じることが求められます。
違反時のリスクと注意点
法的基準を満たさず電子保存した契約書は、税務調査時の証拠能力を欠くリスクや罰則が課される恐れがあります。法改正で電子取引のデータ保存は義務化されているため、社内規程の整備やシステム導入が不可欠です。
また、バックアップデータの保存自体は要件ではありませんが、万が一のデータ消失防止のため保存が推奨されています。
まとめ
契約書の電子保存は、電子帳簿保存法の定める「真実性」「可視性」を確保する仕組みの構築と、7年間の保存義務の遵守が必須です。スキャナ保存や電子取引データ保存の要件を理解し、法令遵守しつつ効率的な電子契約管理を実現しましょう。
