こんな人におすすめ：
- 企業や組織でワークスペースの文書管理ルールを策定・運用する担当者
- 社内情報の整理や共有を効果的に進めたい管理職・チームリーダー
- デジタル化推進を進めるIT部門や情報管理責任者
プロンプト例：
「ワークスペース運用方針に基づく効率的な文書管理のベストプラクティスとルール項目を説明してください。また、文書の分類、管理方法、アクセス権限設定、廃棄方法について具体的なポイントを挙げてください。」
プロンプト例の出力結果：
ワークスペース運用方針における効率的な文書管理のベストプラクティスは以下の通りです。
まず、文書を種類や重要度で明確に分類し（例：報告書、契約書、機密文書など）、統一されたフォルダ構造とファイル命名規則を整備します。
次に、ITツールを活用して電子文書を中心に管理し、検索性や共有性を高めることが推奨されます。
また、文書登録や更新、承認フローを明確に定めて業務の標準化を図り、誰がどの文書にアクセスできるか権限設定も厳格に管理します。
さらに、保存期間や廃棄方法を規定し、期限切れ文書の適切な処分と管理違反時の罰則も明文化することが重要です。
これらをドキュメント化し、全社員に周知徹底しつつ定期的な見直しを行うことで、文書管理がシステムの形骸化を防ぎ、継続的な活用が可能となります。
